Planificación de un sitio web

 

 

Preguntas Inicales

Para desarrollar el Sitio Web, se debe tomar en cuenta por dar respuesta a un grupo muy concreto de preguntas, en el cual responder a esas preguntas permitirá aclarar y definir de manera básica las expectativas existentes en torno al sistema de información e interacción que se quiere desarrollar, veamos las siguientes preguntas a considerar:

1. ¿Para qué necesita el Sitio Web la institución?
2. ¿Para qué necesita el Sitio Web la comunidad?
3. ¿Qué es lo que buscan las personas en mi institución?
4. ¿Qué información de la institución es útil para la comunidad?
5. ¿Qué imagen de la institución quiero proyectar en mis usuarios?
6. ¿Qué servicios interactivos entregaré a través del Sitio Web?
7. ¿Quiénes pueden ayudarme a realizar el proyecto?

Las respuestas a estas preguntas permitirán dar forma a los siguientes elementos de análisis:

Objetivo: definir las metas del proyecto; éstas deben ser generales y específicas, con el fin de contar con el mayor detalle posible de lo que se desea conseguir;

Audiencia: hacia qué grupo de personas (uno o más) estará enfocado el sitio;

Tecnología: qué servicios interactivos se le incorporarán al sitio.

 

Equipo de Trabajo 

El equipo será encargado de definir las tareas específicas a realizar y deberán estar frente a las acciones concretas que se comprometan para avanzar, desde la planificación, hasta la puesta en marcha del Sitio Web.

Por lo tanto, es necesario realizar una conformación adecuada de dicho grupo, para lo cual se recomienda crear un comité web y luego dar los siguientes pasos:

• Establecer las funciones del Comité Web
• Asegurar la relación con Autoridades Superiores
• Definir competencias internas: perfiles requeridos
• Definir características de la "Contraparte" interna

 Financiamiento del Proyecto de Sitio Web 

Uno de los temas que genera retrasos en la generación de proyectos de desarrollo de Sitios Web, es la carencia de fondos para financiarlos.

Como punto de partida en este aspecto, se debe tener en cuenta que el desarrollo de un Sitio Web no se diferencia de otro proyecto en la institución, en cuanto a la necesidad de recursos para su realización; esto implica que se debe calcular y estimar el financiamiento necesario en función del modelo conceptual creado para la implementación del proyecto.

Tipos de Financiamiento:

• Fuentes internas de financiamiento
• Fuentes externas de financiamiento

Licitación del Proyecto 

Con el objetivo de obtener una tecnología más avanzada, acceder a soluciones informáticas en menor tiempo y utilizar adecuadamente los recursos disponibles, las instituciones públicas pueden hacer licitaciones para que terceros desarrollen el proyecto de Sitio Web.

Para cumplir adecuadamente con un procedimiento de licitación, es necesario cumplir con las siguientes recomendaciones:

• Bases de Licitación
• Términos de Referencia o Bases Técnicas
• Licitaciones Públicas (ChileCompra)
• Evaluación y Adjudicación de Propuestas
• Elaboración de Contratos de Servicios

Instrumentos de Seguimiento  

Tan importante como las etapas de planificación, licitación y adjudicación de un proyecto, lo es la de seguimiento del mismo, mediante la cual se realiza la supervisión continua de la ejecución de las tareas incluidas en el proyecto, con el fin de asegurarse de que se va desarrollando de acuerdo al plan previsto.

En este sentido es importante tener en cuenta que se debe hacer la supervisión en tres planos simultáneos, que son los siguientes:

Desarrollo de tareas: revisión de las actividades técnicas y operativas contempladas en el proyecto;

Revisión de impacto: para definir en qué áreas el proyecto está causando problemas o cambios que deben ser abordados;

Factores externos: para mantener la atención en elementos que no están necesariamente ligados al proyecto, pero que puedan estar afectándolo.

 

Con el fin de hacer el seguimiento correspondiente en esos tres planos, se ha considerado necesario poder utilizar las siguientes herramientas metodológicas:

• Metodología y software de seguimiento
• Reuniones de control, minutas e informes de avance

 

 Recepción Final del Proyecto 

Para hacer la recepción final de un proyecto se debe utilizar como lista de tareas lo indicado por el Contrato, las Bases y los Términos de Referencia, puesto que en ellos debe estar indicado todo lo que el ganador de la licitación debería efectuar en el marco del proyecto.

Para la recepción se debe solicitar al menos lo siguiente:

         Documentación

• Código fuente

•  Documentación

•  Elementos gráficos   

  Capacitación

• Administradores
•  Capacitación Usuarios

Levantamiento de necesidades

El levantamiento de necesidades de la institución está profundamente relacionado con la Definición de los Objetivos que deberá cumplir el Sitio Web que se desea desarrollar.

La etapa de Levantamiento de necesidades del servicio concluye con la redacción y aprobación de un Informe de Etapa en el que se den a conocer las conclusiones alcanzadas, con el fin de que pueda servir como elemento de especificación del proyecto a desarrollar.  

Para facilitar la tarea de levantamiento de necesidades del Servicio, un buen método consiste en separar el tema en dos áreas y atender las características de cada una. Dichas áreas son:

1. Definición de Objetivos

2. Definición de Servicios Interactivos